Imma Pérez

Me encantan las personas, los retos, la corresponsabilidad. Cambiar las cosas en la medida de lo posible ya que creo firmemente en la responsabilidad social como estrategia empresarial y como elemento de competitividad.

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Acerca de la gestión del tiempo... ¡Y la productividad!

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Esta semana la OCDE ha afirmado que para incrementar la productividad de las empresas españolas hay que mejorar los salarios y la competitividad. Admito que en un primer momento se me pasó por la cabeza que habíamos descubierto la rueda y que los salarios habían bajado una media del 30% en España  pero también confieso que pensé que quizá -aunque es un poco tarde- nos empecemos a dar cuenta de la importancia de la gestión de tiempo en las empresas. 

Recapitulemos un poco ¿Qué es la gestión del tiempo? 

Es mucho más que: 

La gestión eficaz de reuniones. 

La organización del correo. 

La conciliación (admito que es un término que está cargado de un significado que no me convence) 

No. Eso es superficial.

Es cierto que estas son herramientas para mejorar la gestión de nuestro tiempo, pero en realidad debemos aprender a gestionar la organización tomando como referencia el "tiempo "como un elemento de valor (representa dinero para la empresa y la persona pero también calidad de vida). 

La gestión del tiempo es una metodología que te permite "repensar la empresa"  y que incide de manera directa y transversal en el funcionamiento de la organización. Es una metodología que implica una baja inversión (algunas medidas son más sencillas que otras) pero no siempre estamos dispuestos a hacerlo, como se comenta en el artículo de El País "Si hay miedo, no hay talento" inspirado en el libro "No miedo" de Pilar Jericó

Volviendo a la gestión de reuniones pero ya enmarcándolas en una estrategia coherente: Aquí tenéis un ejemplo concreto. Unilever España denomina a sus salas de reuniones "salas de decisiones". Es muy representativo. Tiene espacios "móviles" para personas que están trabajando en un proyecto concreto y necesitan estar cerca de la persona ubicada en otra planta. Habilitan la extensión de teléfono y están localizados de manera sencilla. Eso es utilizar la tecnología de manera inteligente. 

¿No habéis oído la expresión "Por que siempre se ha hecho así aquí"? Cuando escuchas esto es un indicador de que la empresa ha tenido éxito una vez, vive en el pasado y probablemente no innova demasiado. ¿El motivo? no está focalizada al cliente, aunque diga lo contrario.

Somos conscientes de que hay cosas que no "deben" cambiar por ser parte de la esencia de la empresa, pero es saludable cuestionar los procesos con una sencilla pregunta ¿para qué se hace esto? Si conseguimos eliminar procesos caducos y organizarnos de una manera más eficiente ahorraremos costes, seremos más felices (por disponer de más tiempo) y además mejorará nuestro posicionamiento por mejor servicio y producto.

Todo lo que estoy comentando no es nada nuevo. Llevo 10 años escuchando este concepto.

De hecho en 2008 -2009  ya tuvo lugar en España la primera experiencia práctica en empresas de un territorio para promover de la gestión del tiempo de trabajo  y medir sus resultados en el incremento de la productividad y en consecuencia en los resultados económicos . Fue la Generalitat de Catalunya (Dep. Empresa i Ocupació) , mediante la gestión de dos proyectos dirigidos a empresas, la mayoría situadas en polígonos industriales (o sea, en entornos productivos principalmente).

La participación fue elevada : 32 y 60 empresas respectivamente y con un universo de 3.200 y 6.000 personas. Había empresas grandes, famosas, naturalmente. Pero había una gran parte que eran PYMES poco conocidas. La media de satisfacción fue del 65% (en algunos casos del 85%).

Lo sé porque lo viví de cerca. 

Principales logros: descenso del absentismo, un incremento de la productividad (más trabajo realizado por persona) , mejora del proceso entre áreas, mejora de servicio al cliente -reducción en los plazos de entrega en algunos casos- y por supuesto una mejora evidente de la satisfacción de la plantilla.

Pero aún hay más, descubrimos que la gestión del tiempo evitaba ERE's si se gestionaba bien dirigiéndonos al foco del problema. Permitía trabajar por objetivos, incentivando el talento, conseguía plantillas más "planas" por el "empoderamiento" de todo el personal orientado a resultados, conseguía mejoras evidentes en la gestión de plantillas por parte de los mandos intermedios, la mejora de la relación con los representantes sindicales,  la mejora de la comunicación interna, la incorporación de las TIC's... 

Y algo muy importante: la gestión del tiempo permite la igualdad real en la organización . Una buena gestión del tiempo es la que es adoptada por la mayoría de la plantilla, respaldada por al dirección e implementada de igual manera independientemente del género. Y lo más estimulante, tiene un bajo coste económico. Demostrado: si aplicamos el KPI "índice de intensidad de la flexibilidad" (utilización de una media de 5 medidas por una parte representativa de la plantilla) hay una incidencia directa en al menos 3 logros de los comentados en este artículo.  

¿Cuesta tanto gestionar un banco de horas donde la gente pueda depositar su tiempo y recuperarlo después sin tener que dar explicaciones ? (bajo unas normas, naturalmente). A veces pagamos horas extras y al poco tiempo gestionamos un ERE de extinción. ¿Es una fórmula eficaz para una empresa hoy en día?

¿Cuesta tanto compactar el horario laboral y comer en menos tiempo o promover el horario intensivo en momentos de menos intensidad, con flexibilidad de entrada y salida? 

¿Es posible incorporar el teletrabajo? Sí, hay el riesgo de que no nos vean y ciertamente hay una relación directa con la falta de promoción si no gestiona correctamente. Pero si se trabaja por orientación a resultados y  se valora a las personas por su rendimiento -no por estar presentes en el trabajo- es una buena medida.  Es cierto que en una cadena de producción no es factible, pero existen otras medidas geniales que fideliizan (a coste 0) 

 Si se combina el teletrabajo una o dos reuniones semanales son más que suficientes para trabajar en equipo y gestionar proyectos (Ejemplo e-treball de la Univeristat Oberta de Catalunya).

Los beneficios son evidentes: tiempo (de desplazamiento) y dinero (para la empresa y para la persona) por ahorro de combustible, ahorro de energía (locales más pequeños ya son suficientes), y si nos ponemos rigurosos ahorro de CO2 que reflejamos como elemento de mejora de la sostenibilidad en nuestra política de RSC.

Pero falta mucho por hacer. 

¿Cuesta tanto fomentar la compra de vacaciones (como inventó MRW) o dar fiesta una tarde el día del cumpleaños de tu hijo/a? 

 Las personas de la organización nos representan - en muchos casos se nos olvida -  y obtienen una información valiosa de los grupos de interés con los que nos relacionamos  (clientes, proveedores, medios, entorno, etc...). Hablamos de "retención" del talento, "gestión" del talento, pero no siempre se aplica y no olvidemos que el talento es el que "innova constantemente" y tiene que sentirse cómodo. O cuando ya no lo "podamos retener" por una mejora de la economía nos dejará por una empresa más confiable con la que se sienta más identificado. ¿Sabemos generar el entorno adecuado para generar "engagement" ? Pues debemos hacerlo con las personas de nuestra plantilla, y también con nuestros grupos de interés. Si les escuchamos y nos preocupamos por satisfacer sus necesidades (sinceramente) tenemos muchas oportunidades de mejorar como empresa. 

Dejo la publicación de Elisa Stinus  en la revista Aedipe Catalunya "Igualdad de género y mercado laboral en Noruega" resumen de su estudio . Sabemos que queda un largo camino pero es ilustrativo. 

ArticleElisaStinus.pdf 

La gestión del tiempo no es una moda. Los datos hablan y las empresas que la aplican también. Va más allá de la igualdad, es una manera de trabajar mucho más eficiente.  ¿No lo crees así? 

 

 

 

 

 

 

 

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Comentarios

  • Invitado
    Edita Olaizola Jueves, 06 Marzo 2014

    Totalmente de acuerdo con tus reflexiones que, como bien dices, nos llevan a medidas de fácil implantación y bajo coste con buenos resultados.
    Me gusta la idea de "sala de decisiones". Yo tengo un cliente que tiene una "sala de reuniones", pero las reuniones se hacen de pie, y además las convoca a horas "extrañas", como las 17:23 de comienzo y las 18:04 de finalización. Te aseguro que siempre se cumplen los horarios anunciados para cada reunión.

  • Invitado
    Imma Jueves, 06 Marzo 2014

    Gracias Edita !
    Como es costumbre tus aportaciones siempre enriquecen la conversación :)

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