Imma Pérez

Me encantan las personas, los retos, la corresponsabilidad. Cambiar las cosas en la medida de lo posible ya que creo firmemente en la responsabilidad social como estrategia empresarial y como elemento de competitividad.

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10 Claves para impulsar la comunicación interna en las organizaciones del futuro

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En estos cinco años de trayectoria en Nottopic y a lo largo de nuestra vida laboral, hemos conversado con muchísimas organizaciones, tanto grandes corporaciones como PYMES con las que hemos podido establecer relaciones de confianza reales. Hemos conocido sus hitos pero también sus retos y aspectos a mejorar. Y la comunicación interna es un ámbito que preocupa más de lo que se dice.

¿El motivo? La necesidad imperiosa de contar con equipos cohesionados y orientados a la acción para hacer frente a sus desafíos presentes y futuros... y no siempre es así.

¿Qué debemos de tener en cuenta para impulsar una buena comunicación interna en nuestra organización?

  1. Que la comunicación interna es un elemento esencial para el éxito de nuestro proyecto empresarial, pero que a menudo se considera un aspecto poco estratégico. Sin buena comunicación interna no podemos ser flexibles ni trabajar por retos, y por tanto corremos el riesgo de perder oportunidades en un entono volátil, incierto, cambiante y ambiguo (VUCA), independiente del tamaño y la ubicación de una empresa. Hay PYMES donde la comunicación interna brilla por su ausencia y grandes empresas donde hay una comunicación interna que fomenta el liderazgo, lejos de ser lentas y burocráticas. Tiene mucho que ver con el tipo de dirección y con la cultura corporativa, que es "aquello que hacemos cuando nadie nos ve".

  2. Que una buena comunicación interna es el origen de nuestro employer branding (o marca empleadora). Un número creciente de personas cuando busca hoy trabajo consulta a sus conocidos y contactos "qué tal es la empresa por dentro", si hay falta de comunicación, aislamiento y descoordinación, las personas con más talento -que buscan proyectos ilusionantes- nos darán la espalda. Por otra parte afloran plataformas donde consultar diferentes variables de una empresa que no suelen estar visibles en los espacios corporativos. Espacios on line como Glass Door ayudan a conocer más de una empresa sobre su ambiente laboral y política de salarios, pudiendo opinar preservando tu anonimato. Son una referencia para tomar decisiones sobre el futuro profesional. Por otra parte, promover embajadores de marca (y no detractores) depende mucho de cómo comunicas y especialmente cómo lideras. Las campañas de "atracción de talento" sirven inicialmente pero son poco efectivas si no hay una empresa que tenga un proyecto de desarrollo para la persona que se incorpora, un ambiente laboral agradable y una propuesta de valor interesante, al menos a medio/largo plazo. 

  3. Que la comunicación no es información, es mucho más: es conversación! Hay que saber y querer escuchar. No se trata de dos monólogos. La comunicación siempre es interactuar desde el respeto  y en el caso de nuestra organización es, si cabe, más importante todavía. Es saber entender a las diferentes personas de las diferentes áreas y de los diferentes centros (si los hay). Eso no es fácil ya que implica una actitud determinada, conocer las diferentes realidades y entornos y comprometerse a ofrecer agilidad de respuesta adaptando el tipo de lenguaje. ¿Cuántos casos de empresas conocemos que comunican bien en sus oficinas centrales pero les cuesta generar "engagement" más allá generando diferencias en la percepción y prioridades? Y ¿cuantas conocemos que utilizan una terminología muy diferente a la que necesita su gente? Muchas, muchísimas.

  4. Que para realizar una buena comunicación interna tenemos que saber por qué y especialmente para qué comunicamos. El foco es clave, los actores de la comunicación también. Es importante impulsar una comunicación interna alineada con la cultura corporativa, por supuesto, pero donde se visibilicen los logros de las diferentes áreas, visibilizando a las personas, independientemente de su cargo o de su rol. ¿A quien le interesa lo que decimos? ¿Por qué? ¿Es idéntica la comunicación en una oficina que en un centro productivo? Qué herramientas de comunicación utilizan las diferentes personas que trabajan en una misma empresa? ¿Hemos invertido en dotar de herramientas de comunicación necesarias y -si es posible- compatibles para que el mensaje llegue? Muchas veces no. Cuántos casos conocemos donde no se abren los correos, el newsletter se hace porque es lo que siempre se ha hecho pero no se mide cuantas personas lo leen. ¿Hemos averiguado la causa? Quizá tenga que ver con la tipología de las noticias, con el canal que no llega a todas las personas implicadas o sencillamente que el contenido no interesa al receptor. No hay feedback ni se promueve. No podemos esperar en consecuencia que haya generación de compromiso con una estrategia de comunicación interna de este tipo.

  5. Que para promover una comunicación interna de calidad hay que implicar a toda la organización, asignar roles y mensajes adaptados a los diferentes equipos para que la comunicación sea realmente de 360 grados. Obviamente hay personas y departamentos que impulsan, pero no deben ser los únicos. Si la comunicación no se promueve desde diferentes áreas (en coordinación, por supuesto con la dirección de personas o la dirección de comunicación corporativa o la gerencia) no hay conexión real con los receptores. ¿Cuántos casos conocemos de empresas que asignan a una persona responsable de la comunicación interna con una capacidad de decisión muy limitada y donde se utiliza un único canal con respuesta baja o nula? ¿Medimos nuestro impacto para la consecución de nuestros objetivos de comunicación? ¿Incide en una mejora de clima laboral, donde se fomenta la cohesión?

  6.  Que cada organización debe escoger los canales de comunicación interna más adecuados analizando todas las posibilidades y debe tener en cuenta la cultura de su organización y valores. Tiene mucha más importancia de la que parece. Por ejemplo si queremos instaurar una red social corporativa en un entorno donde hay una jerarquía muy pronunciada, hay poca transparencia y los valores corporativos y de buen gobierno forman parte de un bonito póster en los despachos, las noticias siempre provienen de nuestro jefe directo y además no tenemos acceso con facilidad a un ordenador o un móvil de empresa, tendremos dificultades para tener una visión global de la organización teniendo una visión sesgada. Se necesita generar las bases para una comunicación interna eficaz, con un plan definido con el respaldo de la alta dirección, o no servirá de nada. 

  7. Que la comunicación interna y externa forman parte de un todo y por tanto debemos de tener claro un "plan de medios" sabiendo que los objetivos y los receptores están conectados, incidiendo los unos en los otros . La buena comunicación "siempre debe ir desde dentro hacia afuera en primer lugar", pero también debemos favorecer la incorporación de nuevas aportaciones (comunicación desde fuera hacia dentro), ya que nos ofrece enormes oportunidades para avanzar, generar nuevos proyectos y crear vínculos de calidad con nuestros grupos de interés (clientes, proveedores, comunidad, accionistas, etc). En definitiva, una comunicación interna y externa eficaz condiciona nuestra reputación. ¿Qué cara se nos queda si un cliente nos dice que nos has visto en prensa o en las redes sociales con una noticia que desconocemos? ¿Qué credibilidad generamos si hay contradicciones entre diferentes áreas de la empresa cuando nos relacionamos con el exterior? ¿Qué ocurre si nos enteramos por personas externas que hay algo que hemos hecho (muy) mal en la organización o en nuestra cadena de valor? ¿Tenemos preparado un plan de contingencias en el caso de suframos una crisis de reputación para saber qué pasos dar y qué roles debemos tener en cada caso? Vale la pena pensar en ello.   
  1. Que la transformación digital es una palanca perfecta para generar comunicación interna de calidad pero que no se hace sola y es mucho más que tecnología. Sí, hablamos de que hay que apostar por una nueva manera de gestionar nuestra empresa más eficaz e incorporar la tecnología sin perder nuestra esencia, pero debemos de tener claro qué queremos conseguir con su aplicación o se quedará en un coste y no en una inversión, algo que sigue pasando a menudo en España. No olvidemos la gran frase de Peter Drucker "La cultura corporativa se come la estrategia para desayunar". Si las personas no están alineadas, gracias en buena parte por una adecuada comunicación interna, la transformación digital será un fracaso total. La tecnología debe servir para adaptar la empresa al futuro pero la empresa la integran muchas personas de muchas áreas. Su participación es esencial en este proceso. 

  2. Que la comunicación interna sirve para muchísimas cosas positivas: impulsa la innovación de equipos diversos entre áreas, genera conocimiento colectivo, mejora la satisfacción de la plantilla, visibiliza el talento oculto, promueve la igualdad de oportunidades, genera oportunidades de negocio, es esencial para la dirección de personas (lo que se suele llamar dirección de recursos humanos) especialmente ahora donde la robótica está entrando con fuerza y requiere organizaciones más humanizadas que nunca ¿Por qué no le damos, por tanto, toda la importancia que se merece?   
  3.  Que una comunicación interna eficaz se hace con planificación y con coherencia. Es muy importante hacer lo que se dice y decir lo que se hace. Si nuestra dirección no comunica con transparencia desde lo más alto tenemos un problema en los cargos intermedios y en la base. Pero sin olvidar que hoy, más que nunca, conviven dos modelos: el modelo basado en la jerarquía - que tiende a ser cada vez más plana-  y el modelo informal, basado en las relaciones y en las conversaciones de calidad donde los líderes reconocidos o no toman las riendas de los retos por su compromiso y vinculación tanto con las personas con las que trabaja como con la organización. Ambos modelos son compatibles, es más, son imprescindibles para dar respuesta a los retos de futuro de las organizaciones.

    Es esencial que nuestro plan de comunicación integre tanto actuaciones dirigidas a nuestra plantilla como a nuestros grupos de interés y cadena de valor. Comunicar interna y externamente es esencial en un futuro donde la colaboración es clave.  

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